Quintilien

Quis, quid, ubi, quibus auxiliis, cur, quomodo, quando

Case study

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Comment gérer les activités d'un groupe

  • Vous coordonnez les activités d'un groupe dont vous gérez les membres ?
  • Vous aimeriez savoir qui a participé à quoi ?
  • Vous utilisez Excel et ça devient compliqué ?
  • Vous êtes le seul / la seule à vous y retrouver et vous voudriez déléguer ?

Ce qui suit peut vous intéresser ...

Supposons un groupe composé de membres répartis dans différentes régions.

Appelons ce groupe les Fanatiques des Activités Récréatives

Regroupement des informations dans différentes "tables"

Une table, dans une base de données, peut être comparée à une feuille dans un tableau Excel. Certaines applications permettent d'ailleurs d'exporter des données de l'une pour les importer dans l'autre et réciproquement.

La table des membres

  • Il s'agit d'un tableau classique avec autant de colonnes que nécessaire (noms, prénoms, adresses, etc).
  • A une ligne de la table correspond un enregistrement.
  • Notons que, dans une base de données, on parlera plutôt de "champs" que de "colonnes", mais le principe est le même.

Exemple

Il va sans dire que, dans la pratique, cette table contient tout ce qu'on est en droit d'attendre d'une liste de membres, à savoir, adresse, code postal, localité, numéro de téléphone, etc. Par souci de clarté, ces informations accessoires ne sont pas reprises dans les écrans qui suivent.

Les champs uniques

Première différence avec Excel, il est indispensable de distinguer les enregistrements les uns des autres.

Ainsi, si deux membres portent le même nom, il faut les différencier par une référence unique.

Exemple

La table des régions

On remarquera au passage un champ (une colonne), nommé "sommeil". Ce champ qui peut prendre deux états : coché ou non coché.

Cette petite fonctionnalité permettra, par la suite, de mettre de côté des enregistrements dont on ne se sert pas ou plus.

Pourquoi ne pas, dans ce cas, effacer simplement l'enregistrement ? Parce que si, par le passé, l'information a déjà servi (un ancien membre ayant appartenu à cette région par exemple), le système en interdira l'effacement.

Cette technique permet de garantir à tout moment l'intégrité de l'ensemble (c-à-d la cohérence entre les informations présentes dans une table utilisées au profit d'une autre table).

La table des liens entre les membres et les groupes

Pourquoi cette table ? Pourquoi ne pas indiquer directement la région dans la fiche du membre ?

Parce que, dans notre exemple, un membre doit pouvoir appartenir à plusieurs régions en même temps !

Si on voulait mémoriser cela au niveau de la "fiche" du membre, il faudrait prévoir autant de colonnes (champs) qu'il y a de régions, ce qui alourdirait l'ensemble.

On remarquera que le lien avec la table des membres se fait au travers de la référence unique et non pas via le nom ! (On se rappellera que deux membres peuvent porte le même nom)

La table des rôles

Rappelons que, dans cet exemple, les membres organisent des activités. Il peut donc être utile de connaître le rôle que chacun endosse dans le cadre de l'organisation des événements.

Créons pour l'occasion une liste des rôles que chacun peut être amené à remplir.

 

Concentrons-nous à présent sur les événements

Créons tout d'abord une table qui nous permettra de regrouper les différents événements en fonction de leurs spécificités

Les types d'événements

Les événements

Quelles sont les caractéristiques d'un événement ?

Un événement porte une référence unique qui permet de l'identifier de manière certaine, il se rapporte à un type d'activité, il a lieu à une certaine date et à un certain endroit ("Quoi" ? "Quand" ? "Où" ?).

Dans l'exemple, nous avons choisi de manière arbitraire de désigner les événements par "C19" pour les événements de l'année 2019, suivi de 001, 002, 003, etc. D'autres référencements sont bien entendu possibles. A vous de choisir.

Il reste à relier les événements aux membres qui y participent ...

en précisant le rôle de chacun ("Qui" ? "Comment" ?)

Les requêtes

Une fois les données clairement structurées, le moteur de la base de données permet d'effectuer des requêtes sous différentes formes.

La requête regroupe, suivant certains critères, les informations provenant des différentes tables et les présente dans un ordre donné :

En quelques clics, une requête peut être affinée. Dans l'exemple qui suit, le fait de cocher la case "organisateurs uniquement" provoquera une analyse plus fine du rôle joué par les membres pour chaque événement :

Ce qui donne

... et donc ?!

Nous avons voulu, au travers des quelques exemples ci-dessus, vous permettre de prendre prendre conscience de plusieurs choses :

  • Si on structure convenablement les données dès le départ, elles demeurent très faciles à gérer par la suite.
  • Excel n'est certainement pas l'outil à utiliser pour ce genre de choses.
  • Il existe des solutions techniques qui reposent sur des outils éprouvés : les bases de données.
  • Pour des utilisations simples, SQLite est probablement un très bon choix.

Génial ! Je voudrais essayer.

La base de données utilisée dans l'exemple ci-dessus peut être téléchargée sur la page des téléchargements

Bien entendu, vous aurez au préalable besoin de télécharger l'application sur votre PC.


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