Création d'événements dans un calendrier
L'application « XLS_to_ICS » permet de créer des événements enregistrés dans une feuille Excel.
La feuille Excel, au départ
Le résultat, sur un iphone, à l'arrivée
XLS et ICS
On ne présente plus les fichiers ".xls" et ".xlsx" qui sont utilisés par les tableurs Excel et autres.
Les fichiers ".ics" correspondent, quant à eux, à un format de données utilisé par les calendriers et les agendas.
Ce format, parfois appelé iCalendar, est notamment reconnu par iCal (Apple), Windows Calendar, Microsoft Outlook, ainsi que par différentes applications en ligne, comme Google Agenda.
Les informations nécessaires pour décrire un événement sont, au minimum
- une date
- une heure (de début)
- une description
Si on le souhaite, on peut définir également
- une date de fin (si l'événement est à cheval sur plus d'une journée)
- une heure de fin (si on souhaite définir une durée autre que celle proposée par défaut)
- un lieu
- une remarque
- une alarme (exprimée en nombre de minutes avant l'événement)
- un code qui identifie l'événement (voir explication plus loin)
En l'absence d'une heure de fin clairement définie, celle-ci sera calculée en fonction d'une durée par défaut (par exemple 2 heures).
Attention, le format des cellules défini dans Excel est important :
- date
- heure
- texte
- valeur numérique (nombre de minutes pour l'alarme)
Exemple de format date
Exemple de format heure
L'application « xls_to_ics »
(Lancer l'application après l'avoir téléchargée)
Choisir la durée par défaut pour un événement.
Sélectionner le fichier Excel et cliquer sur "creating"
Les cellules sont interprétées et classées dans différentes colonnes et les erreurs éventuelles sont signalées.
Si l'interprétation de la feuille Excel est correcte, générer le fichier "ICS"
Si le fichier "ICS" existe déjà, un message d'erreur est affiché, de manière à ce que l'application n'efface pas un fichier existant.
Si on veut recréer un fichier ICS, il faut d'abord l'effacer manuellement.
Une fois le fichier ICS créé, un message de confirmation s'affiche.
Le fichier « .ics »
Lorsqu'on double-clique sur un fichier qui porte l'extension ICS, le système propose de le lire et d'ajouter des événéments à l'application de calendrier définie par défaut.
Exemple sur Windows
Exemple sur Mac
Un fichier ICS peut être envoyé par mail.
Le destinataire n'a qu'à double-cliquer sur le fichier ICS en pièce jointe et la liste des événements s'ajoute instantanément à son agenda !
Exemple sur Mac
Notes
Concernant le nombre de cellules dans une ligne de la feuille Excel
- une deuxième cellule de format "heure" est interprétée comme heure de fin
- une deuxième cellule de format "date" est interprétée comme date de fin
- une deuxième cellule de format "texte" provoque l'interprétation suivante :
- première cellule : lieu ("location")
- deuxième cellule : description ("summary")
- une troisième cellule de format "texte" est interprétée comme une note
- une zone "valeur" (autre que date et heure), est interprétée comme le nombre de minutes précédant l'événement, moment auquel l'agenda doit faire retentir une alarme.
Concernant de code "id", facultatif, qui identifie formellement un événement.
Il s'agit d'un code libre, de format "texte", qui doit être différent pour chaque événement : il identifie celui-ci de manière univoque.
Il doit obligatoirement se trouver dans la première colonne du fichier Excel.
Dans la feuille Excel, on pourrait par exemple avoir un champ texte qui reprend, pour chacune des lignes, un code "acad_2020_001", "acad_2020_002", "acad_2020_003", etc.
Cela permet d'envoyer par après des correctifs aux agendas : un nouvel événement identifié par un code qui existe déjà remplace l'événement existant au lîeu d'être ajouté en tant que nouvel événement.
En cas de problème avec les caractères accentués
En principe, les applications récentes, sur smartphone notamment, gèrent correctement les caractères accentués contenus dans le fichier "ICS".
Toutefois, certaines applications (sous Windows surtout) interprètent les caractères du fichier ICS de manière incorrecte : ainsi le texte "Réunion comité" apparaîtra sous la forme "R�union comit�".
Il n'y a pas de remède miracle, mais une solution consiste à ouvrir le fichier ICS avec un éditeur de texte (par exemple "bloc-notes" ou "notepad" et à resauver le fichier (éventuellement sous un autre nom) avec un autre codage de caractère (ANSI, Unicode ou UTF-8) et de voir si l'interprétation des caractères est correcte dans l'application tierce.
Ouvrir le fichier avec un clic-droit pour sélectionner un éditeur de texte
Le sauver ...
... avec un autre type encodage
