Gérez vos prestations avec Quintilien
- opérationnel en quelques minutes
- directement prêt à l'emploi
- multilingue (fr/nl/uk)
Encodage ultra-simple
Tri et classement au choix
Compatible avec votre tableur préféré
Le système est ouvert et extensible à l'infini.
Quintilien est donc aux antipodes des "licences propriétaires", bridées en nombre d'utilisateurs et/ou dont l'utilisation est limitée dans le temps.
« Je fais la même chose avec Excel »
Si vous travaillez seul, vous avez raison.
A partir de deux personnes, les choses se compliquent :
- il faut que « les personnes » encodent dans une seule feuille Excel qu'elles partagent
ou
- que chacun gère sa propre feuille et que « quelqu'un » regroupe le tout.
Si on suppose ce problème élémentaire résolu, « il faut juste » éviter les contrariétés habituelles qui apparaissent quand plusieurs personnes se partagent des informations via Excel, c'est-à-dire :
- ne pas encoder en même temps dans la même feuille (« il suffit de s'organiser »)
- ne pas faire apparaître ce qui se rapporte au passé (« il suffit de créer des groupes »)
- ne pas effacer par erreur une cellule dans laquelle il y a un calcul (« il suffit de protéger la cellule »)
- faire attention quand on insère une ligne (« les totaux sont-ils toujours corrects ? »)
- ne pas effacer inconsidérement des lignes (« ça sert peut-être ailleurs »)
- ne pas se tromper dans la date (« il suffit de mettre un contrôle sur la zone »)
- veiller à utiliser les mêmes références pour les clients : Dupont « S.A. » n'est pas Dupont « s.a. » (« il suffit de créer les références une fois pour toutes dans une feuille liée »)
- ne pas se tromper dans les références des dossiers (« une autre feuille liée »)
- ne pas se tromper dans le code de prestation (« une troisième feuille liée »)
- ne pas tout massacrer en triant par prestataires après avoir trié par dossiers et par dates (« il suffit de quelques macros »)
- veiller à un minimum de confidentialité (« il suffit de mettre un mot de passe »)
Effectivement, « vu comme cela », vous n'avez pas besoin de Quintilien ...
Le pari de quintilien
On ne parle plus ici du rhéteur du 1er siècle, mais bien du pari fait par le concepteur du logiciel.
En utilisant des références simples, l'utilisateur peut enregistrer une prestation sans utiliser la souris et en ne pressant qu'une dizaine de touches.
Jugez par vous-même :
- une touche pour définir le prestataire, suivie de la touche 'enter' pour rentrer dans le système
- 'Enter' sur la date, pour confirmer la date proposée (par défaut, date du jour)
- une touche pour appeler le client, suivie de la touche 'enter'
- une pression sur 'enter' pour confirmer le dossier (pour autant qu'il n'y ait qu'un dossier pour ce client ; à vous de mettre en sommeil les dossiers devenus inutiles)
- une touche pour appeler la prestation, suivie de 'Enter'
- 'Enter' pour accepter la quantité 1 proposée par défaut
- 'Enter' sur la zone description optionnelle ...
et c'est tout !
A l'expérience, on constate que les cas plus complexes (plusieurs dates, plusieurs dossiers, plusieurs types de prestations) ne nécessitent que quelques pressions de touches supplémentaires (si on compte la frappe d'un looong commentaire !) et moins de 4 clics de souris ...
La valorisation des prestations
L'expérience montre que, dès qu'on tente de mettre une valeur sur une prestation, on se retrouve avec quasiment autant de points de vue différents que de personnes interrogées ...
Comment valoriser une heure prestée ?
Certains diront "ça dépend du type de client", d'autres soutiendront que c'est "en fonction de la prestation effectuée", d'autres encore que "ça dépend de la personne qui a effectué le travail".
Les plus audacieux vont souhaiter une combinaison de ce qui précède : "je facture à un prix différent selon que mon client est une entreprise ou un particulier et, pour chacun, j'ai un tarif différent selon qu'il s'agit d'une prestation régulière ou occasionnelle. Mes bons clients bénéficient d'un tarif préférentiel. Quand le travail est effectué par un stagiaire, le prix est différent de celui pratiqué quand c'est un collaborateur senior qui s'en occupe".
Ce qui peut mener à plusieurs dizaines de tarifs (exemple vécu).
Personne n'a tort / Chacun a raison mais ... si on veut tenir compte de tous les avis, on se retrouve à devoir gérer des catégories de clients, des catégories de prestations, des catégories de prestataires et des grilles de tarifs croisés entre lesdites catégories.
Une fois cela mis en place, il paraîtra "logique de coupler le tout" à un système de facturation, lequel alimentera bien entendu "automatiquement" la comptabilité et permettra ainsi de "générer" des rappels de paiements.
Au delà de cette première approche, il y en aura toujours qui diront "il faudrait qu'on puisse comparer ce qu'on facture avec ce que ça coûte".
Et on se retrouve à gérer des prix de vente et des prix de revient.
Après quoi viendra inévitablement la remarque : "c'est dommage qu'on ne puisse pas comparer le temps passé avec un budget de temps prévu et dégager des écarts".
Et dès qu'on parlera d'écarts, les férus de chiffres souhaiteront calculer des écarts en quantités, valorisés ou non, en valeur absolue et en pourcentage ...
Chacun sait qu' "il n'y a qu'à" ...
Tout cela existe déjà ! mais ... toutes ces suggestions, aussi légitimes qu'elles soient, ont pour point commun :
- de coûter une fortune à réaliser, à implémenter et à maintenir
- d'exiger un temps considérable pour former les utilisateurs du système
- de faire la fortune des marchands d'aspirine
- ... et de ne satisfaire personne sur le long terme
Bref, des usines à gaz qui ont - peut-être - une utilité dans les grandes entreprises, mais certainement pas dans les petites entités.
"Keep it simple", on vous a dit.
Quintilien permet d'associer une valeur à une prestation.
Nous entendons ceux qui disent, "je n'ai pas besoin de tout ça, mais ce serait vraiment parfait si ..."
Nous les renvoyons aux considérations techniques détaillées par ailleurs.
Le système a été conçu pour rester ouvert à des développements spécifiques.
... et les performances ?
Le coeur du programme est une petite base de données SQLite
Quintilien est utilisé quotidiennement par des PME dans lesquelles les fichiers contiennent :
- les références de plusieurs dizaines de collaborateurs
- plusieurs milliers de clients
- plusieurs milliers de dossiers
- plusieurs dizaines de milliers de lignes de time-sheet
Les temps d'accès aux données sont bien entendu fonction de l'environnement mais, à titre d'exemple, l'accès aux données relatives à 3.000 dossiers et la création d'un fichier CSV de plus de 18.000 lignes de time-sheet prend, chronomètre en main, à peine 2 secondes sur un réseau local desservi par un "vieux" serveur Windows 2008.
Des essais plus poussés ont été menés sur des bases de données de test dépassant le million d'enregistrements, au moyen d'un PC de mileu de gamme (Intel i5-7200U, 8Gb ) :
- extraction et affichage d'un mois de données (environ 140.000 enregistrements) : moins de 4 secondes
- tri et affichage d'un million d'enregistrements (correspondant plusieurs années de données) : 42 secondes
- export d'un million d'enregistrements sur un fichier "csv" : 12 secondes
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